En el vocabulario diario, la frase "Todo va según lo planeado". Significa que todo sucede según lo previsto, sin la menor sorpresa o sorpresas. Pero ¿por qué es esto tan importante? ¿Por qué necesitas un plan de acción? Que es ¿Es posible lograr los objetivos sin un orden de acción predeterminado? ¿Se necesita un plan solo para las asignaciones de trabajo, o es insustituible en la vida? ¿Cómo aprender a planificar tu tiempo? ¿Es difícil de hacer? ¿Existen tecnologías efectivas? Planeamos los próximos diez minutos para familiarizarnos con este problema.
¿Qué es un plan?
Un plan es una acción deliberada que es necesaria para alcanzar los objetivos establecidos dentro del límite de tiempo. En resumen, la preparación del plan consta de los siguientes componentes:
- Establecimiento de objetivos - establecer objetivos;
- Diseño - un programa de acción;
- Variante de diseño - una selección de varias ideas;
- Plazo: plazos;
- Definición de recursos: lo que se necesita, dónde obtenerlo;
- Determinación de los ejecutantes: quién realizará la tarea;
- Fijación de resultados - Realización de un modelo, plan o proyecto.
Por ejemplo, una empresa quiere comercializar una nueva línea de productos. Para empezar, formular la meta y los objetivos. Realiza bocetos de un programa de acción ejemplar, definiendo estrategia y tácticas. Luego, establezca los plazos para la asignación, todos sus subpárrafos. Luego, buscan los recursos necesarios, sus fuentes y también determinan las áreas de responsabilidad de los artistas individuales. Finalmente, registran los pensamientos en un medio físico (papel o documento digital), comenzando a implementarlos. Este esquema se simplifica, ya que existen diferentes tipos de planificación. Su implementación implica el cumplimiento de ciertos requisitos especiales.
¿Qué tipos de preparación de planes hay?
La tipología de planificación es extensa, y difiere en alcance, tiempo, objetos, contenido, profundidad, compromiso, orden, contabilidad, áreas, coordinación de decisiones de planificación. De hecho, todo es bastante simple y lógico. Entonces, los planes son:
- Por alcance:
- General: tener en cuenta todos los detalles de la tarea;
- Parcial - describir elementos específicos.
- En términos de implementación:
- A largo plazo: implica una estrategia de desarrollo por un período de más de 5 años.
- A medio plazo: abarca un período de un año a cinco años;
- A corto plazo: resuelva los problemas actuales (hasta 1 año).
- Por objetos:
- Plan de objetivos - establecimiento de objetivos;
- Plan de fondos - la definición del presupuesto y equipo;
- Plan ejecutivo - el nombramiento de los responsables;
- Plan de Programa - Desarrollo de programas adecuados;
- Plan de acción - comprender el esfuerzo requerido.
- Contenido:
- Plan táctico - las condiciones para lograr los objetivos;
- Plan estratégico - la dirección principal de trabajo;
- Plan operativo del calendario: especificación y establecimiento de plazos;
- Plan de negocios: contabilizar todos los indicadores que desempeñan un papel en el logro de la meta.
- Dependiendo de la profundidad:
- Agregado - tener en cuenta los parámetros generales;
- Detallado - calcula todos los detalles posibles.
- Por obligación:
- Obligatorio (directiva) - estrictamente prescrito;
- Opcional (indicativo) - más bien recomendado.
- Dependiendo del orden de ejecución:
- Ordenado - requiere ejecución secuencial;
- Extraordinario - aparece según sea necesario;
- Deslizante - sugerir la posibilidad de extensión.
- Por datos contables:
- Planes duros - cumplimiento obligatorio de todas las regulaciones;
- Planes flexibles: la capacidad de desviarse de un curso determinado;
- Planes ajustados y flexibles: la combinación de planes flexibles y rígidos.
- Por aplicación:
- Marketing - definiendo la estrategia global de la empresa;
- Financiero - comprensión del componente económico;
- Producción - proporcionando material y base técnica;
- Investigación - la formación del concepto básico;
- Individual - estructuración del desempeño personal.
- Por coordinación en el tiempo:
- Planes simultáneos - consisten en una sola etapa;
- Planes secuenciales: se llevan a cabo en el caso de un proceso largo que consta de etapas separadas.
Los tipos de planes enumerados son, en la mayoría de los casos, universales y pueden utilizarse tanto para fines corporativos como para mejorar la efectividad personal de una persona. Por ejemplo, se pueden utilizar para compilar un plan diario. Que es Vamos a hablar más
¿Cuál es el plan del día?
El plan del día: una cuidadosa secuencia de acciones para el día siguiente. Los expertos en planificación aconsejan hacerlo dos veces. La primera vez, por la noche, y la segunda, por la mañana, teniendo en cuenta los posibles cambios.
Es mejor tener en cuenta las características fisiológicas de una persona, para tener en cuenta los biorritmos diarios. Por ejemplo, la actividad cerebral se activa desde aproximadamente las 10.00 a las 12.00. Durante este período, puede programar las tareas más importantes.
Cae más energía. Se debe reponer durante el almuerzo. Entonces, es necesario permitir que el cuerpo se relaje, descanse. Desde las 14.00 hasta las 16.00 se produce una reactivación de la actividad intelectual y creativa. En este momento es apropiado realizar reuniones o intercambiar ideas.
Más cerca de las 17.00 hay un pico de aptitud física. Es recomendable dedicar este tiempo a los deportes o actividades al aire libre. Luego sigue la cena, la relajación.
Al comprender sus intervalos de tiempo más productivos, es más fácil pintar tareas importantes para este tiempo con el fin de llevarlo a cabo de la manera más eficiente y efectiva posible.
Métodos de planificación
Entre la variedad de opciones para elaborar planes, hay algunas de las más efectivas, que son especialmente popularizadas por los partidarios de la gestión del tiempo:
- Planificacion abc
- Matriz de Eisenhower;
- Diagrama de Gantt;
- Planificación INTELIGENTE;
- Técnica GTD.
Estos métodos pueden aplicarse por separado o combinados entre sí. Cada uno de ellos es eficaz para resolver problemas específicos, centrándose en un aspecto específico de la planificación. Por ejemplo, la elección de prioridades, el establecimiento de objetivos o el orden de los casos.
Planificacion abc
Este método de elaboración de planes es en parte comparable a la regla de Pareto, según la cual el 20% de los esfuerzos genera el 80% del resultado y viceversa. Si aprende a identificar las áreas más productivas, proporcionarán la "parte del león" del éxito. Entonces, la metodología ABC se basa en la priorización, según su importancia:
- A - las tareas más significativas (por regla general, no hay más del 15% de ellas, pero dan aproximadamente el 65% del resultado);
- B - asuntos de importancia promedio (hay alrededor del 20% y la eficiencia de su implementación está dentro del 20%);
- C: tareas no importantes (proporcionar un 15% de éxito cuando se completan el 65% del tiempo).
Una vez que ha determinado y concentrado sus esfuerzos en el desempeño de las tareas de la categoría A, una persona mejora significativamente su eficiencia personal o laboral, ya que dedica menos tiempo al trabajo inútil.
Matriz Eisenhower
Planificación efectiva, basada en una elección de prioridades, que lleva el nombre del comandante y presidente estadounidense, Dwight David Eisenhower. De acuerdo con este método, los planes deben formarse en función de la importancia y la urgencia de los casos. Gráficamente, parece un cuadrante dividido en cuatro partes:
- Tareas importantes, urgentes - sector del desarrollo;
- Tareas importantes, no urgentes - un cuadrado de asuntos necesarios;
- No es importante, tareas urgentes - zona "rutina";
- No es importante, no son tareas urgentes - zona de pérdida de tiempo.
Los dos primeros puntos conforman una zona de crecimiento y éxito. El tercero y el cuarto están llevando a la gente a la rutina. Por lo tanto, es mejor evitarlos al planificar, dominar la capacidad de delegar tales tareas.
Diagrama de Gantt
Una buena manera de visualizar lo que está planeado es crear un diagrama de Gantt. La esencia del método consiste en la construcción de carriles que muestren tareas individuales, seguidas de su ubicación a lo largo del eje temporal. El uso de diagramas de columnas (histogramas) para la implementación de sus planes fue propuesto por un ingeniero estadounidense y un especialista en gestión científica, Henry Lawrence Gantt.
Este método funciona además de otras tecnologías, lo que le permite monitorear visualmente todas las etapas de la implementación del proyecto, así como comprender la efectividad de los esfuerzos realizados.
Planificación inteligente
Se refiere más bien al campo de la fijación de objetivos, pero sin un conjunto de objetivos correctamente establecido, un buen plan es imposible. Según esta tecnología, todos los objetivos deben ser analizados por los criterios principales:
- Especificidad - concreción;
- Medible; medible
- Alcanzable;
- Relevante - comparabilidad con otras tareas;
- Limitado en el tiempo - limitado en el tiempo.
Si la meta cumple con estos requisitos, el desarrollo posterior del plan no causará serias dificultades, ya que el éxito se establecerá al comienzo de este trabajo.
Técnica de GTD
El método original desarrollado por el experto estadounidense y consultor de gestión del tiempo David Allen. La abreviatura GTD significa "llevar las cosas a término". Esta tecnología proporciona un algoritmo claro de acciones para organizar tu vida. Las recomendaciones comienzan con la organización adecuada del lugar de trabajo. En el futuro, es necesario simplificar todos sus asuntos y planes, haciendo listas utilizando un planificador de calendario:
- Las siguientes acciones cubren el corto plazo;
- Proyectos - tareas que se realizan durante mucho tiempo;
- Aplazado - sección de autoridad delegada a alguien;
- No es obligatorio - asuntos vagos por algún tiempo.
De acuerdo con el método GTD, para una planificación exitosa es necesario responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué objetivo se debe alcanzar?
- ¿Cómo se implementará?
- ¿Cuál es el camino a seguir para lograrlo?
Habiendo simplificado sus tareas y respondiendo a las preguntas de la lista, es mucho más fácil para una persona elaborar un plan de acción adecuado e implementarlo.
¿Qué es un error de planificación?
No importa cuán impecable pueda parecer el plan, de todos modos, no se puede asegurar contra errores. Su esencia radica en un enfoque demasiado optimista de los pronósticos. Un ejemplo sorprendente es el trabajo que toma una hora y media, en lugar de los 60 minutos planeados. Tanto los planes individuales como los colectivos están sujetos a inexactitudes similares.
Las principales causas de los errores:
- Uso insuficiente de la experiencia previa;
- La tendencia a impartir el deseo por la realidad;
- La tendencia a argumentar retrasos pasados únicamente por factores externos;
- Inexactitudes en la valoración y percepción del tiempo;
- Actitud superficial ante la tarea.
Además de perder tiempo, los errores en los planes están plagados de pérdidas de recursos financieros o de producción, o incluso se cuestiona la implementación de la tarea. Por lo tanto, se recomienda poner una "reserva" específica de tiempo y esfuerzo en cualquier plan, lo que le permitirá maniobrar en caso de circunstancias imprevistas o ajustes de tareas.
No importa qué tan seria sea la tarea, requerirá un plan para su implementación. No importa qué escala será, en qué medios se grabarán. Lo principal es cumplir con todos los requisitos necesarios para su preparación, incluida la previsión de los esfuerzos y recursos necesarios. Hay muchos métodos para hacer esto, por lo que debe leer cuidadosamente cada uno para elegir el que se ajuste individualmente.
