“Despeja tu mente. Es más útil que vaciar el estómago ".
~ Michel de Montel
Hoy os hablaré de las fichas. Tecnología GTDeso permitirá Tienes más tiempo, menos cansado, aumenta la eficiencia de su propio trabajo., reducir la cantidad de estrés y aumentar la satisfacción con la vida.
¿Sabes que tu conciencia te recordará constantemente esas acciones y tareas que pensaste que harías, pero que dejaste desatendida?
Seguramente en tu cerebro, miles de tareas pendientes, procesos no procesados que consumen tus recursos internos, fuerza, energía y ni siquiera sabes que tienen peso muerto. Todo esto crea estrés y te priva de fuerza. Eres peor haciendo tareas nuevas porque tu cabeza está llena de tareas antiguas.
Cómo aclarar finalmente a tu cabeza toda esta información, mejorar tu trabajo y tu vida, te cuento en este artículo.
Lo más probable es que haya escuchado la abreviatura "GTD", que significa Get-Things-Done ("Llevar las cosas a la terminación", "Cómo poner las cosas en orden"). Esta filosofía o tecnología se ha vuelto muy popular, también gracias a la cobertura de los medios. Un periodista del periódico The Guardian llamó a David Allen, el autor de la filosofía de GTD, el hombre que supuestamente debe poner orden en el universo.
GTD no es solo un sistema de administración del tiempo requerido para los gerentes superiores sin vida personal. Este es un sistema para optimizar y organizar no solo el trabajo, sino también el pensamiento, la conciencia, que da instrucciones sobre cómo “despejar” la mente de la carga mental innecesaria, abrir espacio para la creatividad, nuevas ideas y crear requisitos psicológicos para un trabajo cómodo y organizado. Este sistema está diseñado para un hombre de negocios con un millón de proyectos, y para una ama de casa que necesita cuidar a los niños, dejar tiempo para leer ficción y para un escolar que se prepara para ir a la universidad.
A pesar de que este fenómeno es bien conocido, no todos saben qué es y cómo pueden ayudarlo personalmente. Por lo tanto, hoy te diré literalmente lo que está en mis dedos. Después de leer este artículo, podrá poner orden en su vida y pensamiento hoy y casi inmediatamente verá un resultado positivo de estas innovaciones en la vida.
¿Qué me impulsó a empezar a organizar mis asuntos?
La ansiedad y la culpa no surgen debido al exceso de trabajo. Aparece automáticamente cuando rompes un acuerdo contigo mismo.
~ David Allen
No hace mucho tiempo, me enfrenté a la necesidad de organizar mi propio horario de trabajo, en el que descubrí muchos cuellos de botella. Hace unos 10 años, debido a mis problemas de concentración, fue extremadamente difícil para mí realizar cualquier tipo de trabajo durante mucho tiempo. Con el tiempo, comencé a trabajar para mejorar mi atención y disciplina. Comencé a aprender a relajarme y cumplir mis promesas. Dio fruto.
Pude crear mi propio proyecto, liberarlo, dejar el trabajo contratado y comenzar a trabajar para mí mismo, como soñaba. Me sentía progresado al trabajar conmigo mismo, lo que se vio reforzado por el sorprendente contraste entre mi presente y mi pasado. Hace algún tiempo no podía hacer frente a mis estudios en el instituto y al trabajo simple contratado, pero ahora trabajé disciplinadamente en beneficio de mi propio proyecto y de las personas a las que se beneficia trabajando día a día, por mi cuenta y no "bajo el látigo". .
Sólo entonces me di cuenta de que este no es el límite. La sensación de éxito en ese momento me ocultó los problemas que se formaron en la organización de mi trabajo.
Tengo una gran variedad de trabajos: cartas en el correo, artículos en el sitio, comentarios, trabajo con estudiantes del curso "NO PANIC", etc. etc. Todo esto requiere una buena organización. Comprendí su ausencia debido al hecho de que había una gran cantidad de cartas no leídas en el correo, pero marcadas como "importantes". Los archivos de Vordovskie con "planes para 2015", "tareas para febrero de 2016" estaban dispersos en el disco duro. En las cajas había cuadernos con notas, ideas y, nuevamente, una descripción de las tareas que tengo que realizar. No hace falta decir que rara vez abrí estos archivos y verifiqué estas listas. Y esto sucedió no tanto por mi falta de disciplina, sino por el hecho de que todo tenía algún tipo de apariencia incómoda, causando un sentido interno de la inutilidad de todas estas actividades de planificación.
Me di cuenta de que todavía no tenía mucho tiempo, aunque podría haber hecho más.
En general, los intentos de hacer una lista organizada de tareas y, lo que es más importante, seguirla, han pasado una y otra vez.
Por supuesto, realicé asuntos cotidianos urgentes, pero al mismo tiempo sentí cuántas "tareas" e "ideas" están suspendidas. Todo esto resultó en el hecho de que comencé a sentir menos satisfacción en el trabajo. Hubo días en que me permití terminar antes. Salí a la calle, me subí a mi bicicleta, pero en lugar de disfrutar de mi tiempo libre, que no tendría si trabajara en la oficina, me perseguía la sensación de no haber hecho algo, algo no estaba tuvo tiempo Las actitudes perfeccionistas comenzaron a surgir en mis pensamientos: "Tengo que hacer más", "No trabajo mucho". Pero entendí que el problema no está en la cantidad de trabajo, sino en su organización.
Así que decidí empezar a organizar todo mi espacio de trabajo. Recogí el excelente libro de David Allen, "Cómo poner las cosas en orden". He oído hablar del sistema GTD durante mucho tiempo, pero solo ahora he decidido conocerlo mejor.
¿Qué es GTD?
“El negocio sin terminar en realidad permanece sin terminar en dos lugares: de hecho, y en tu cabeza. El asunto inacabado en tu cabeza absorbe la energía de tu atención, porque molesta tu conciencia ".
~ Brahma Kumaris
Cuando acabo de recibir este libro, esperaba leer en él algunos consejos triviales sobre la administración del tiempo, que encontré en otras fuentes, como "divide las cosas en importantes y no importantes", "delegar lo que se puede delegar".
Pero el autor habla de un enfoque tan estándar de "Gestión del tiempo" como limitado y, en muchos aspectos, no es efectivo. Me gustó el hecho de que David Allen ya no se refiera a consideraciones de "trabajo efectivo", sino a las posibilidades y limitaciones de la conciencia humana. Con el fin de organizar sus propios asuntos para que no entren en conflicto con las peculiaridades de nuestro pensamiento. El enfoque de GTD se basa completamente en conclusiones sobre cómo funciona nuestro cerebro, cómo acumula información y cómo maneja los problemas no resueltos.
La premisa psicológica más básica de esta filosofía es el hecho de que cualquier tarea vital, ya sea la finalización de un proyecto importante o un viaje a un monasterio para un curso de meditación, nuestro cerebro percibe como no resuelto, se tiene en cuenta y causa estrés mental, si no formalizamos. estas tareas en la forma de acciones siguientes específicas en el marco del sistema de almacenamiento de información externa.
¡No se alarme y no necesita volver a leer este párrafo! Ahora voy a explicar lo que significa todo. Un buen ejemplo se da en el libro "Cómo poner las cosas en orden". Digamos, hace diez años, se prometió limpiar el armario, pero hoy no lo ha hecho. ¿Cómo ha almacenado y procesado su cerebro la información sobre esta tarea durante todos estos diez años?
El hecho es que los psicólogos están seguros de que nuestra conciencia en el contexto de las tareas de configuración no tiene idea sobre el pasado y el futuro. Estas ideas solo existen conceptualmente, pero no están en los algoritmos de procesamiento de información dentro de la conciencia.
Si se compromete a llevar el automóvil al servicio la próxima semana y al mismo tiempo trate de mantener este compromiso en mente, su mente pensará que tiene que hacerlo ahora mismo, hoy, recordándole constantemente sobre ello. Y mañana también se considerará lo mismo.
Su mente no puede simplemente guardar información sobre ella en algún lugar del archivo, para recordársela después de siete días.
La tarea estará en el estado de "se requiere una solución inmediata" todos los días, hasta que vaya al servicio.
Volviendo al ejemplo del desorden en el armario, podemos decir que en este caso, ¡ha estado limpiando el armario las 24 horas del día durante los últimos 10 años! Su conciencia consideró esta tarea como incompleta, dejándola un lugar en el espacio de su memoria, creando tensión e insatisfacción debido a un trabajo incompleto.
Y para liberar tu memoria y liberarte de los procesos no finalizados, recordatorios que tus recursos mentales están devorando (al igual que los procesos en segundo plano en una computadora consumen los recursos del procesador y la memoria, lo que hace que la máquina sea más lenta), se requieren dos acciones clave.
- Transfiera la tarea desde la memoria interna (su cerebro) a la externa (su computadora, computadora portátil, tableta, teléfono)
- Decida cuál será la próxima acción concreta sobre la tarea. Por ejemplo, la tarea global de "reparar un automóvil" puede consistir en muchos pasos simples. La primera acción puede ser: "encontrar piezas adecuadas en Internet".
En este caso, su conciencia liberará la memoria interna y dejará de recordarle constantemente que todavía no lo ha hecho. Después de todo, ha transferido todas estas tareas al sistema externo.
Estos son, en principio, los puntos clave de la tecnología GTD en los que todo depende. Si entiendes este principio, entonces ya tienes un entendimiento general de qué es GTD. Este sistema es una gestión de casos eficaz, que crea ideas, que se basa en la organización externa de las tareas dentro de los registros, calendarios, recordatorios y la optimización interna del trabajo de la conciencia.
Además, estos dos niveles están interrelacionados. El orden externo es un requisito previo y una herramienta para la conciencia organizada y "pura". Una mente clara le permite trabajar de manera más eficiente * y menos cansada.
(* Aunque uso la palabra "trabajo", no se relaciona únicamente con actividades profesionales. En este contexto, el trabajo concierne a cualquier negocio. Planificar vacaciones también es un trabajo. Igual que pensar en el problema de las relaciones con su segunda mitad).
A continuación, hablaré de algunas características simples de este sistema.
Característica 1 - Decida cuál será la siguiente acción.
"Cuando planifica su actividad (intención de implementación) y decide qué acciones llevará a cabo en qué contexto, casi sintoniza automáticamente el comportamiento deseado en lugar de reunir toda su voluntad en un puño y obligarse a hacer algo".
~ D. Allen
Si lees el libro "Cómo poner las cosas en orden", entenderás que esto es simplemente la regla de oro. El autor vuelve constantemente a él. ¡Además, está obsesionado con enseñar a todo el mundo a pensar en la próxima acción!
Sí, la regla es importante, pero se necesita tiempo y disciplina para convertirla en un hábito.
El hecho es que nosotros, como regla general, discutimos sobre los problemas en general y de manera abstracta. "Es necesario que el niño aprenda mejor", "Necesito estar más tranquilo para participar menos en los conflictos". Por supuesto, el panorama general debe tenerse en cuenta, pero para llevar las cosas a la ejecución, debe pasar al siguiente nivel de planificación, es decir, a pensar en la próxima acción.
En el marco de los ejemplos que revisamos, esto podría ser:
- "Encuentre artículos sobre el desarrollo de la fuerza de voluntad, la disciplina y la lucha contra la pereza en Internet. O busque un libro sobre este tema en un libro".
- "Lee sobre lo que son las técnicas de relajación".
- "Programe una conversación con su hijo sobre sus problemas de aprendizaje".
La siguiente acción no necesita ser exactamente la acción física. "Pensar si debo ir a la universidad o no" es también una acción. Solo puedes pensar en la tarea, no necesariamente proceder. Pero habiendo designado solo este paso, ya liberarás parte de tu cerebro.
No podemos resolver todos los problemas en nuestras vidas. Por lo tanto, es importante entender que la decisión de "no hacer nada" también es una decisión.
Este evento le permite no solo descargar la conciencia, sino también recargarse con motivación. Muchas tareas, cuando las presentamos en nuestra mente, parecen ser imposibles o muy difíciles. "¡Dios mío, tendré que desmontar toda mi casa de verano, esto es un trabajo sin fin!" Pero será mucho más fácil para nosotros si elaboramos un plan en forma de las siguientes acciones: "Encuentre las herramientas adecuadas en Internet". Es más fácil ahora, ¿no? Y cuando hagamos esto, sentiremos que la satisfacción se acerca al objetivo final.
Chip 2- Transferencia al sistema externo.
Como ya recordó de este artículo, confiar en la memoria no solo es poco confiable, sino que también no es efectivo en términos de usar los recursos de su cerebro. Por lo tanto, David Allen recomienda encarecidamente que todas las tareas se transfieran a un sistema externo para liberar memoria.
El sistema externo puede ser una tableta, teléfono, notebook, computadora, notebook. Cualquier portador conveniente con el que puedas trabajar.
Como señala el autor, muchas personas, después de haber recopilado todos sus asuntos y proyectos por primera vez, sienten un gran alivio, un sentimiento de liberación, aunque a veces roza el horror debido a la comprensión de cuánto hacer.
Por cierto, así es como se ve mi lista de tareas después del preprocesamiento. Saqué de allí un montón de cosas innecesarias, que ya hice o que decidí no hacer. Es decir, en la primera etapa y antes de la aplicación de la "regla de los dos minutos" (sobre esto más adelante), fue mucho más.
No sería superfluo decir que la lista de tareas debe ser organizada, conveniente, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Es necesario mantenerlo actualizado constantemente y refinarlo según sea necesario. Debe ponerse en contacto con él para consultar con él sobre el estado de la implementación de sus proyectos.
(Es decir, no como fue conmigo (o quizás contigo): montones de hojas y cuadernos en diferentes lugares de mi espacio de trabajo, que nunca he tratado).
Y por supuesto !!! ¡Cada tarea debe ser registrada como el siguiente paso!
Amén
Característica 3 - Organizar tareas por contexto
“No se necesita mucha fuerza para hacer algo. Se necesita mucho más esfuerzo para decidir qué hacer ”.
~ David Allen
No noté que el libro daba recomendaciones directas sobre cómo clasificar las tareas por prioridades. David Allen está seguro de que la importancia de las diversas tareas para nuestra conciencia no es tan importante, ya que tanto las preocupaciones grandes como las pequeñas tienen lugar en nuestra conciencia y debemos cumplirlas todas (o decidir no realizarlas). No hacer un pushover, la información sobre lo que se almacena en la mente, puede distraerlo de las cosas más "importantes". Sin embargo, proporciona un método excelente para organizar tareas por contexto o por nivel de energía.
Una vez llegué a este método de manera intuitiva, pero luego lo olvidé porque no lo formalicé y no lo convertí en un hábito. Por ejemplo, hay una gran lista de tareas. Algunas tareas requieren mucha energía.
Para mí, esto es "Respuestas a comentarios y apoyo para estudiantes", "Artículos".
Para algunos no es suficiente, por ejemplo, "pago de un alojamiento", "trabajo con cuentas electrónicas". Puedo hacerlo fácilmente cuando no tengo suficiente tiempo para los artículos.
Las decisiones sobre qué hacer ahora me quitaron, en primer lugar, mucha energía y, en segundo lugar, tuvieron un efecto negativo en la motivación. No pude elegir una lección que se adapte de manera óptima a mi nivel de energía, y debido a esto renuncié a mi trabajo, terminando la jornada laboral con la notoria sensación de que no había hecho algo. Ahora, si tengo poca fuerza y tengo mucho tiempo, puedo hacer el trabajo que no requiere grandes cantidades de energía. Solo puedo mirar la lista con el nombre "low energy" y hacer algo con ella. Todo ingenioso es simple!
También puede organizar su lista de tareas por contexto, por ejemplo, "en la computadora", "en la tienda", etc. Muchas otras formas de organización se presentan en el libro.
Característica 4 - Regla de dos minutos
Regla bastante simple, pero extremadamente efectiva. Si organizamos información sobre nuestros asuntos dentro de la lista de recordatorios, el tamaño de esta lista nos puede horrorizar. Afortunadamente, hay una manera buena y fácil de limpiarlo a fondo.
No necesita grabarse: "responda a la carta de un amigo, cómo será su tiempo libre", si esta respuesta le lleva menos de 2 minutos.
Solo tienes que responder ahora mismo y liberarte de una cabeza y una lista de tareas de este caso. Cuando, después de leer el libro de D. Allen, comencé a rastrear mi buzón, encontré muchas cartas sin respuesta allí. Por supuesto, una vez, las taché como tareas importantes, pero luego me olvidé de ellas.
Como resultado, después de revisar, respondí a muchas cartas antiguas y no me tomó mucho tiempo. ¡Algunos de mis lectores recibieron una respuesta mía un año después! No se ofenda, por favor, en mi opinión, este es el resultado de un buzón lleno de personas y de una organización de asuntos sin importancia. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.
В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.
Фишка 5 - Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".
Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.
Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.
Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен
Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.
И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.
Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.
Фишка 7 - Польза для психотерапии
«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен
Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.
Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.
Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
"Люди меня не принимают, я никчемный человек"
Какое следующее действие?
"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!
А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"
Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!
Чего можно достичь благодаря GTD?
«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен
Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.
У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.
Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.
GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.
Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!
