Muy a menudo se puede escuchar cómo alguien carece de tiempo. Se las arreglarían para hacer todo si hubiera dos o tres horas más en un día. Al mismo tiempo, hay personas que gestionan sus tareas con calma, incluso logrando ayudar a otros. Por que asi Después de todo, el primero y el segundo del día durante 24 horas. La gestión del tiempo responde a esta pregunta. Que es ¿Cómo puedes aprender a administrar tu tiempo? ¿Existen métodos efectivos que ayuden a vivir racionalmente y trabajar productivamente?
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo es el arte de la gestión del tiempo. Incluye métodos de establecimiento de objetivos, planificación, control, motivación, priorización adecuada. Puede considerar la gestión del tiempo como una gama completa de técnicas destinadas a mejorar la eficiencia personal. Es habitual discutir no las herramientas de gestión del tiempo, sino los métodos de establecimiento de objetivos, motivación, delegación, etc.
En la estructura de esta enseñanza destacan. cuatro bloques principalesque conforman la "escalera" de la gestión del tiempo, basada en la comparación con el viaje:
- Efectividad - Responde la pregunta "¿cómo ir?"
- Tecnologia - Dar una comprensión de "qué seguir?"
- Estrategia - Ayuda a planificar "¿A dónde ir?"
- Filosofia - Da sentido, respondiendo "¿por qué ir?"
Planifica adecuadamente tu vida desde el cuarto bloque "¿Por qué?" al primer elemento "¿Cómo?"
Este es uno de los puntos principales de la gestión del tiempo: elegir un objetivo global. Entender mejor la dirección para su implementación. Luego determina los mecanismos de logro. Comprender qué herramientas son necesarias para implementar todos los pasos planeados.
El significado mismo de tal tarea es racionalizar el trabajo, porque la efectividad de todo el proyecto depende de la planificación y el establecimiento de objetivos adecuados.
La aparición y formación de la gestión del tiempo.
La gestión de tiempo de palabra apareció en los años 70 del siglo XX. Según la creencia popular, su autor es un empresario de Dinamarca, Klaus Möller. Ofreció un cuaderno "Time Manager", que se convirtió en el prototipo del organizador.
En persona, cuando nacieron los cimientos de la gestión del tiempo, es imposible. Se puede argumentar que los intentos de controlar el tiempo personal se hicieron en la antigua Roma. La primera fuente escrita son las notas de Lucius Séneca dirigidas a uno de los patricios romanos. Recomendó participar en el tiempo de escritura, controlar su uso, evaluar su vida. Séneca señaló la necesidad de planificación de negocios, ofreciendo hacer esto cada mañana. Además, el filósofo romano enfatizó la importancia de establecer prioridades para pasar tiempo con el máximo beneficio.
Probablemente, la comprensión del tiempo involucrado en otras civilizaciones de la antigüedad, porque las personas en todas partes se enfrentan a las mismas tareas y desafíos. En una forma más moderna, la gestión del tiempo apareció a mediados del siglo XVIII y se programó para el desarrollo de la revolución industrial.. Con el advenimiento y la difusión masiva de plantas y fábricas, el trabajo humano se hizo cada vez menos dependiente de factores naturales. Por lo tanto, es posible optimizar los flujos de trabajo.
Las ideas de gestión del tiempo marcan una línea roja a lo largo de la vida de muchas personas destacadas. Por ejemplo, el escritor y erudito italiano Leon Battista Alberti, que vivió en el Renacimiento, en sus obras señaló la importancia de la gestión del tiempo. Se centró en la necesidad de racionalizar los casos, así como en la planificación diaria. El inspirador ideológico de los "administradores del tiempo" de su época fue Isaac Newton, quien estructuró claramente los principios de la estructura del universo. Las ideas propuestas por él llevaron a muchos contemporáneos a pensar en racionalizar sus vidas.
Uno de los partidarios más destacados de la gestión del tiempo fue El filósofo alemán Immanuel Kantlo que mejoró su horario hasta tal punto que los vecinos revisaron el reloj.
Politico americano Benjamin franklinquien dio al mundo la conocida frase "El tiempo es dinero", mantuvo un diario personal, alcanzando así considerables alturas de autocontrol. Las recomendaciones simples y efectivas de Franklin formaron la base de muchas capacitaciones populares sobre la gestión del tiempo.
Un ingeniero estadounidense desempeñó un papel importante en el desarrollo de la gestión del tiempo. Frederick Taylorque sentó las bases para la gestión moderna y la organización científica del trabajo (NO). El taylorismo, como teoría de la administración, tuvo un impacto tangible en el aumento de la productividad.
Es imposible no recordar al economista italiano. Wilfredo Pareto, que formuló el famoso principio de gestión del tiempo "20:80". Se descifra de esta manera: el 20% de los esfuerzos aportan el 80% del resultado y viceversa. Si define este "veinte", puede aumentar significativamente la eficacia personal.
No menos significativa es la contribución del 34º Presidente de los Estados Unidos. Dwight David Eisenhower, que desarrolló un método de priorización muy conveniente, llamado "matriz Eisenhower". Propuso dividir todos los casos, según su importancia y urgencia. Hay cuatro tipos de tareas:
- Importante, urgente;
- Importante, no urgente;
- No es importante, urgente;
- No es importante, no es urgente.
Al prestar atención a los dos primeros tipos y, al evitar el tercero o el cuarto, una persona aprenderá a usar su tiempo de manera más eficiente.
Con el tiempo, comenzaron a surgir flujos de tiempo de gestión del tiempo. Por ejemplo, gestión del tiempo para mujeres, hombres, hombres de negocios, estudiantes, escolares, etc.
Escritores populares de gestión del tiempo en el siglo XXI: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande y otros. Los gestores del tiempo en todo el mundo. Vamos a discutir las ideas principales de esta dirección más a fondo.
Herramientas de gestión del tiempo
Los principios básicos de la gestión del tiempo se relacionan principalmente con temas relacionados:
- Establecimiento de objetivos;
- Planificacion
- Priorización
- La motivación
- Delegación
Están interconectados lógicamente entre sí, complementando la imagen general del uso racional del tiempo.
Establecimiento de metas
El objetivo es el punto de referencia principal, que le permite no desviarse de la ruta seleccionada. El establecimiento de objetivos es una tesis de gestión del tiempo fundamental que ayuda a anticipar el ahorro de tiempo antes de que comience el trabajo.
La mayoría de las veces, existe un método de establecimiento de objetivos llamado SMART. Esta abreviatura significa el cumplimiento de los siguientes criterios para elegir un objetivo:
- Concreción (específica): una comprensión clara del resultado esperado;
- Medible (medible): una evaluación cuantitativa o cualitativa;
- Alcance (alcanzable): la capacidad de realizar la tarea;
- Relevante - la necesidad de implementación;
- Restricciones de tiempo - definición del marco de tiempo.
Si este objetivo corresponde al principio SMART, entonces será posible lograrlo con la mayor economía de esfuerzo posible.
Planificacion
La ausencia de un plan o estrategia ha destruido muchas empresas prometedoras. Además de conocer el objetivo, debe entenderse y qué “pasos” son necesarios para su implementación. Además, es deseable controlar los resultados obtenidos.
Se han inventado muchos métodos de planificación, pero en la gestión del tiempo, uno de los más populares se considera una planificación rígidamente flexible. Se recomienda planificar no más del 60% de su día, dejando un 40-50% del horario para situaciones imprevistas. Es deseable describir las tareas más importantes, mientras se establece una especie de "reserva" para una variedad de fuerza mayor. Por lo tanto, será posible evitar que las emociones negativas no cumplan o ajusten sus planes. Ahorrar tranquilidad es una de las prioridades de la alta dirección.
Priorización
La prioridad es el orden en que se realizan varias tareas. Según la ley, llamada "billetera de Miller", la memoria de una persona puede contener 7 ± 2 elementos. Esto significa que una persona normal puede manejar fácilmente de 5 a 9 casos diferentes, incluyendo pasatiempos y tareas domésticas. Si es menos, entonces la vida se volverá aburrida, y si es más, entonces el cerebro no podrá procesar toda la gama de información. Pero existe la ley de Pareto, según la cual el 20% de los esfuerzos aportan el 80% del resultado y viceversa. La elección de prioridades le permite centrarse en aquellas actividades que proporcionan el máximo efecto.
Una de las mejores prácticas para elegir prioridades es la "matriz Eisenhower", que se mencionó anteriormente en el texto. Al dividir sus tareas, de acuerdo con su importancia y urgencia, puede crear fácilmente una jerarquía al elegir las áreas más relevantes y efectivas.
La motivación
Sin la motivación adecuada, el deseo de trabajar desaparece y la productividad laboral se reduce al mínimo. El administrador del tiempo debe poder inspirarse a sí mismo ya los demás. Un excelente método de motivación es el "Principio de Anclaje". Implica un cierto elogio por el desempeño de una tarea específica.
Por ejemplo, a un alumno le gusta jugar con la consola, pero no hacer la tarea. Los padres pueden firmar un contrato con él para que, para la tarea, él tenga la oportunidad de jugar. Poco a poco, el niño se acostumbrará al hecho de que el juego es seguido por lecciones, desarrollando así una especie de reflejo. Del mismo modo, se puede hacer en el caso de la auto-motivación.
Delegación
La capacidad de delegar (transferir) sus tareas a otros, para ahorrar tiempo personal, es una habilidad extremadamente útil para cualquier administrador de tiempo. Dominarlo no es tan difícil. Lo más importante para recordar 10 principios básicos de delegación:
- Proporcionar al intérprete el apoyo necesario;
- Responsabilidad por los resultados de su trabajo;
- Preliminar informando sobre el pedido;
- Implicación del ejecutante en el proceso;
- Una descripción clara del resultado esperado;
- La formulación de normas y reglas de trabajo;
- Motivación del intérprete, indicación de sus intereses;
- La designación de derechos y obligaciones;
- Monitoreo regular en las etapas de implementación;
- Anticipación de posibles fallos y "devolución" de autoridad.
El cumplimiento de estas reglas ayuda a evitar muchos "escollos" de la delegación, el más peligroso de los cuales es la necesidad de rehacer el trabajo.
El tema de la delegación incluye indirectamente la capacidad de decir "No". Además de aprender cómo cambiar el trabajo de rutina a otros, es recomendable poder rechazar si intentan hacer esto contigo.
Métodos de gestión del tiempo
Además del léxico de las áreas relacionadas, la gestión del tiempo tiene una terminología única, así como métodos originales. En primer lugar, vale la pena señalar el concepto de "cronófago", la lucha con la que ayuda a ahorrar una cantidad significativa de tiempo. Cronófago significa literalmente "devorador del tiempo". Todos estos son hábitos, situaciones e incluso personas que nos distraen de hacer tareas realmente importantes. En contraste, se reúnen con "guardianes del tiempo" que, por el contrario, ayudan a salvar este valioso recurso. Por cierto, incluso el término está acuñado: "bacilo de la gestión del tiempo", que significa optimización además de su tiempo, y también la rutina diaria de las personas que nos rodean, incluidos familiares, amigos y empleados, convirtiéndose en un verdadero "cronometrador" para ellos.
De la metodología de gestión del tiempo, los métodos populares se denominan "Método de tomate", "Método de rana", "Método de elefante", "Método de queso suizo" y muchos otros. otro
Método del tomate
Además de la capacidad para trabajar, es muy importante aprender y relajarse adecuadamente. Pero el equilibrio entre carga y recuperación no siempre es posible de lograr. Esto está cargado con el desarrollo de la fatiga. Un ingenioso estudiante de Italia, Francesco Cirillo, propuso un enfoque original llamado "Método Pomodoro". Consiste en dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos, que se alternan con períodos de descanso de tres minutos: "tomates". Después de cuatro ciclos de este tipo, se toma un descanso de 15-30 minutos. Este método le permite mantener el rendimiento y el entusiasmo por más tiempo.
Método de rana
En Europa, hay la expresión "Come una rana para el desayuno". Significa lo siguiente. Si realizas el trabajo más desagradable de la mañana, la rana, el resto del día estará lleno de emociones positivas. Este método de administración del tiempo está dirigido a reducir el estrés, a normalizar los antecedentes emocionales y al alivio psicológico de una persona.
Método del elefante
Bajo el "elefante" en la gestión del tiempo implica una tarea grande e incómoda. Para realizar una tarea de este tipo, para empezar, se debe dividir en subtareas, es decir, "Cortar el elefante en filetes". Por ejemplo, si es necesario realizar reparaciones en un apartamento, un "elefante" se puede dividir en una cocina, baño, balcón, sala de estar, dormitorio. Ellos, a su vez, se "dividen" en el lado izquierdo o derecho, etc.
Método de queso suizo
Otra técnica para combatir a los "elefantes", pero esta vez, sin orden estricto. Si alguien se enfrenta a una tarea a gran escala, sin saber de qué lado "acercarse" a ella, debería aprender de un ratón que roe trozos de queso en orden aleatorio. Poco a poco, el queso se "derrite" en los ojos, convirtiéndose en una tarea acorde con las capacidades del intérprete.
La gestión del tiempo incluye muchas áreas interrelacionadas. No es posible dominar todo el arsenal de sus métodos, pero todos pueden implementar al menos algunos de los principios de dicha gestión en sus vidas. Si lo haces sin fanatismo, sin convertirte en un robot, ese ejercicio será beneficioso y te ayudará a encontrar siempre tiempo para el trabajo, la vida personal y el desarrollo personal.
